移転の目的を明確にし、新しいオフィスに求める条件を設定

移転の目的としては、「オフィスを広くしたい」「コストパフォーマンスを良くしたい」「企業イメージをよくしたい」など、移転の目的を明確にした上で、立地条件や設備条件を検討する必要があります。

現入居ビルの解約予告時期などの確認

オフィスを移転の際には、入居中のオフィスを解約する必要があります。よって事前予告する必要がでてきます。
オフィスの賃貸契約の解約は、通常6ヶ月前とされるケースが多く、契約書を確認しておきましょう。解約自体は、新しい入居ビルが決定してから行うことが多いようです。 また、保証金の返還時期、解約に伴う原状回復費用、返還額などの確認も必要です。

物件情報の収集・下見

物件情報は、当サイトで収集することができます。
目的に合ったビルが見つかったら、ビルの内見をしましょう。その際には事前にチェックリストを用意するなどして、必要な設備が整備されているかどうか、希望レイアウトができるかなどを確認すると良いでしょう。時間に余裕があれば、できる限り多くの物件を内見しましょう。

優先順位の検討

物件の選定は移転先の立地条件などの優先順位を考慮して収集する必要があります。 例えば、「立地条件が良い」、「賃料が安い」など、希望するすべての要件を満たすオフィスが見つからない場合もあります。その場合、どの要件を重視するのかを明確にしておかなければ、目的を満たせない物件を選んでしまうおそれがあります。

契約の準備

気に入った物件が見つかったら、入居の申し込みをします。入居申込書には、会社案内・登記簿謄本を添付します。また契約時には敷金や保証金として、賃料の数ヶ月分が必要となります。支払う金額、返還方法、償却方法などは物件により異なるため、契約内容をよく確認しておく必要があります。またオフィス物件をおさえるために、手付金を支払う場合もあります。

什器などの準備

具体的には、電話・FAX・OA機器などの移設、備品などの追加購入、移転案内状や社内印刷物の印刷、引越しなど、多くの発注作業が必要になるため、発注先、発注内容を事前に整理しておきます。また、移転案内状の送付先の一覧も必要になります。

レイアウトの作成

新しいオフィスで必要な機能スペースを把握しておくことが必要になります。具体的には、接客のための応接室、会議室、受付、リフレッシュスペース、更衣室、給茶コーナー、コピー機置き場、役員室、事務スペース、サーバルーム、収納などについて、業務上必要な数やスペースを整理しておく必要があります。

各種手続きの確認

オフィス移転の場合、電話・インターネット回線の手続きや官公庁への手続きなど、様々な手続きが必要になってきます。

移転案内などの送付

取引先への通知や会社案内・封筒などの各種印刷物の更新、WEBサイトの変更など社内ツールの変更も忘れずに進めましょう。

新しいオフィスへの引越し

当日は引越しがスムーズに行われているかを把握するため、引越し会社などと連絡を取り合うことが重要です。